J.凌宣

今天淺談關於畢業後進入職場走入業務部門的動機。

看過本BLOG之前的文章的朋友們會知道，我畢業前歷經一段迷惘徬徨的時期。

或許不少人也有類似的感受 - 因為不知道未來的方向而感到不安，

那時候只知道畢業後想先進入職場累積工作經驗，便開始投遞履歷找機會。

更多當時的心路歷程可以點此。

後來因緣際會進入一間大型紡織公司的業務部門從業務助理開始做起，

目前在業務部門約一年的經驗，

之前有朋友看到本BLOG的文章後私下詢問關於業務部門的工作內容，

(若你是第一次來到JENNY的BLOG，歡迎你! 記得再去多看看其他文章喔)

想要進一步了解業務部門的工作內容，可以參考這裡，其中包含我的自身經驗。

雖然時間很短，希望多少有些幫助。

 

今天主要分享的是進入業務部門的動機，

對於剛畢業要找業務相關工作的朋友，或是想轉換跑道成為業務的朋友，

可以先問問自己: 為什麼想進入業務部

是因為業務工作內容具有挑戰性，渴望乘風破浪(?)

因為對銷售、推廣展品的職務內容有興趣，

因為想要短時間內接觸各式各樣的人，喜歡與人溝通...等

如果一時之間沒有明確答案也沒關係，

畢竟很多時候都是真正做了某項工作之後，才能確切知道這份職務是否適合自己的性格與能力。

不過還是很建議做決定之前都先問自己「為什麼」

(之前看到艾爾文的影片，覺得問自己「為什麼」是個幫助自己檢視目標的好方法，受益良多)

 

另外每間公司的針對業務助理、業務專員 、業務人員的定義與工作分配也略有不同。

以我的經驗來說，公司內部的業務助理/專員/業務的工作內容有許多重疊的地方，

職稱主要是根據個人年資與考績往上升。

當然新進業務助理在報價、回覆交期等地方一定要先與擁有較多經驗的資深業務或主管確認過。

其他寄送樣品、平時與客戶或工廠聯繫、產品資料整理等工作是每個業務同仁都要做的。

另外有些公司會將業務分為以內勤為主或以外勤為主，

或是以維持現有客戶與開發潛在客戶來區分。

可以先問問自己對於哪方面有興趣，

面試時再循問清楚。

 

看到這裡，若仍有興趣想要踏入業務部門，

需要具備甚麼樣的特質呢?

或者說，需要朝甚麼方向努力，讓自己進步成為一個更好的業務助理/業務人員呢?

以下先根據自己短短一年的心得，

加上工作中遇到許多值得學習的同事與主管  - 他們教我的事。

我目前的經驗短淺，因此會著重在觀察同事與主管的良好做事態度，以及他們實際上給我的反饋，

當然還有自我反省與檢討，歡迎大家參考:)

如果對於業務部門有興趣，請繼續看到最後喔。

 

首先我將業務需慢慢培養與建構的特質分為心態與技能:

 

A. 心態與性格之養成

<保持樂觀>

之前有一位前輩跟我說，業務就是要無可救藥的樂觀。

聽起來有點過於天真爛漫，但他的意思應該是指:

「遇到困難或挫折時，仍能保持解決問題的動能。」

做生意的過程中一定會遇到一系列阻礙，

例如原料短缺、工廠出問題、團隊出事或自己出事、客戶臨時改變需求等等，

碰到這些問題時能否先將焦躁的情緒擺一邊，

專注解決問題，並且相信自己、相信團隊可以一起解決問題。

這看似容易，但執行起來真的不簡單。

很多時候遇到問題時，我們第一個反應是擔憂或沮喪，或是自責。

之前就有一位資深同事跟我說，

碰到問題或出錯時，先不要自責，

趕快提出來找解決方法就好了。

換言之，要讓自己情緒保持穩定，專注在解決問題的面向，

如此也能訓練自己的「韌性」，讓自己愈挫愈勇。

 

<溝通: 將心比心，設身處地>

業務人員必須和客戶、和工廠、和公司各部門、和自己的團隊成員不斷的溝通。

如果能多為別人設想一點，合作起來也會更和諧。

舉我自己在紡織公司的經驗，

我們曾經為某知名時裝品牌開發了一塊布料，

當時客戶徵求我們將生產交期縮短，

也就是希望能比正常交期再少10天。

如此會壓縮到準備原料的時間，工廠生產過程也會更加緊湊。

站在客戶的立場 - 時間當然愈短愈好，這樣才能快點將布料做成衣服，然後立即上架在實體店面賣出。

站在公司與工廠的立場 - 生產交期縮短自然會影響整個作業流程，而且整個作業不容許出錯的空間，否則無法達到原先答應客戶的承諾。

兩者之間如何溝通? 有沒有更好的解決方法、更彈性的協調空間? 

這就成了業務的課題。

以上只是一個非常單純的例子，

相信還有許許多多更龐大複雜的專案，需要更多的溝通，

如果有經驗的朋友歡迎一起分享唷。

 

<要細心敏感，也要豁達大條>

「敏感」和「豁達」兩者看似矛盾，

在這邊指的是依照場合適時調整。

先簡述「細心」，身為業務需要時時觀察身邊人事物，

特別是和資深主管開會時一定要上緊發條。

記得今年五月要到紐約出差時，因為要和某部門的最高主管同行，

我的主管就特別提醒一定要隨時注意，無論是察顏觀色、禮節、提行李等(公司樣品會分裝在好幾個大型皮箱)，

都要加倍注意，不能讓人留下「懶散無禮」的印象。

記得出差時我可能看起來太緊張，那位高階主管還笑著說「跟我出來不用這麼緊張...」

另外對於客戶的需求、想法也要保持一定敏感度，

例如和客戶開會時針對他們滿意或不滿意的地方保持敏銳的神經，進一步了解，

要清楚知道客戶為什麼喜歡某項產品，又為什麼另一項開發到一半的產品最後被捨棄(dropped)。

另外客戶下單之後，東西賣出去之後同樣要追蹤(以下B部分會提到)

這部分要搭配平時工作自己建立的一套做事方法，需要良好的時間管理，

因為事情一多的時候很容易疏忽，

我還在努力中，有不錯的建議請一起分享吧。(快分享!!!)

至於「豁達、神經大條」，

和上述的「樂觀心態」有些相似之處，

不是對於工作內容抱持神經大條的態度，

而是在出錯、遇到挫折、混亂時能適時的幫自己減壓，

將注意力放在解決問題，而不是自己的情緒。

因為很多時候，壓力都是自己給的。

剛到公司不久時，某位做了20多年的資深前輩說過，

「年輕人不能有太多的情緒。」

之前看過一味資深管理顧問Deniz Sasal 分享觀點時他也提到，

不要過度在乎別人的批評。

Sasal強調他指的並非不管別人的建議，而是要「訓練自己的心情不因讚美或批判而產生明顯的高低起伏」

因為當自己得到讚美而感到開心，

之後若得不到好評甚至因犯錯受到負評，心情自然容易盪到谷底。

"Your emotional state at work should be stable."

我想，得到好評時多少都會感到開心，因為那是別人給自己的肯定。

相對的，犯錯受到責備時情緒也會受到影響，因為做得不夠好。

但是如果工作時，自己心情的好壞完全由別人的評價來掌控，

那麼效率肯定會大打折扣。

所以Sasal建議要讓自己工作時的情緒保持穩定，不要過度受到他人影響。

無論面對正面或負面的評價，都盡可能以中性的態度接受。

我當初看到他的分享時覺得真的好難，人天生就有情緒的，怎麼「訓練」呢?

仔細觀察身邊同事之後，就看到幾個例子。

例如我們部門內有一個我很佩服的小主管，

他面對客戶不滿的情緒，能夠平靜以待，趕快找解決方法。

經過一連串步驟解決問題之後，他的臉上沒有絲毫的疲倦或不開心，

因為他將重點放在解決這個問題，而不是別人扔擲給他的情緒。

 

B. 習慣與技能之養成

接著分享幾個在業務部門需要培養的習慣 - 

如果想當業務的，可以筆記起來唷。

有相關經驗願意分享的朋友也歡迎!

 

<主動詢問與追蹤>

剛到業務部門擔任業務助理的時候，

對於整個工作流程一竅不通。

加上大公司客戶還算穩定，幾乎沒有主動打電話陌生開發這件事。

但是這不代表不必主動，

特別是客戶下了訂單，產品賣出去之後，

應該要固定積極主動的追蹤。

這也是我到公司一段時間，開始有自己主要負責的客戶之後，

某個高階主管提醒我的。(高階主管需要定期掌握每個業務/業助手上的品牌現況)

固定追蹤客戶對產品的滿意度，進一步了解他們的想法，

讓客人知道我們不只是售出產品，我們也關心他們使用的狀況，

而且想要繼續維持良好的關係。

 

<知道何時該說NO>

這個概念可以運用在自己平日工作上。

有一句英文諺語 "Don't bite off more than you can chew."

此句直接翻譯就是「別咬超過你能嚼的份量。」

意思就是不要自不量力、承擔超出自己能力範圍的責任。

因為這樣通常會有兩種結果:

1. 東西好不容易做完了，但自己筋疲力盡。

2. 到最後每項工作都無法完成，一團混亂。

那時候看到這句話真是相見恨晚，因為這個情況真切的發生在我身上過。

也只能怪自己自不量力，在不知道自己能夠承擔多少的狀況下接下了許多品牌與任務，

有一陣子事情常做不完，即使加班也是，效率也不佳。

衡量自己的能力，懂得運用時間(也就是各大企業管理人與經理人不斷重複強調的「時間管理」)真的很重要。

事情太多做不完的時候也要讓別人知道自己現在正在處理哪些事，

可能無法馬上完成另一項任務。

除此之外也要能夠適時向他人尋求協助。

雖然自己是業務「助理」，但是事情太多或是出問題需要幫忙的時候，

還是要趕快向他人求助阿...

 

<持續學習，特別是表格整理術>

業務要做的事情很繁雜，

所以會使用能夠幫助自己提升效率的工具特別重要。

因為客戶資訊、產品資訊、買賣紀錄、工廠資料、寄送紀錄...這些都需要登記起來，

一定要找個方法讓自己能夠將每天的工作事項記錄起來。

因為一天沒記、兩天沒記、一週沒記，到最後翻資料更花時間..!(慘)

學著使用表格(或你已經很會使用的話，恭喜你!)，

還有會運用excel函數(例如樞紐分析和VLOOKUP這類很實用的公式)，

都可以幫助自己工作起來更得心應手。

 

以上大概分享一下個人短短工作時間的一些淺見、觀察同事們以及前輩曾經給我的各種實用提點。

希望可以給想從業務助理做起，一路成為業務或繼續往上成為主管的新鮮人一點方向。

或是對於業務工作有興趣的朋友也歡迎參考。

若有豐富業務經驗的朋友也歡迎分享更多資訊一起討論，